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霍振礼 :《〈科学技术档案工作条例〉的实践及有关问题……》《业务讲座》第十二讲

错过了,遗憾。霍老师的书我在学校时时看过,是唯一一本让我折服得档案学著作,也是唯一一本显示出档案“学理性”的著作,在档案的“学术性”著作中尤为显眼,尽管看不懂,但是深为喜欢!一定细细再去研读!

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讲座没赶上,遗憾。霍老师的理论实践功底真雄厚,晚辈要好好学习,仔细研读。谢谢霍老师、刘老师。

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  科技档案工作的产生和日益完善,尤其是抓科技文件的形成、积累和及时归档,使得科技档案质量有了根本保证。
       由于科技项目在自然进行状态下,形成的文件与在科技档案工作要求下形成的文件不一致,也就是档案工作要求形成的文件更加完整、完善和规范。所以,《条例》规定:“各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划中,列入有关部门和有关人员的职责范围”。这就是著名的建档工作“三纳入”管理机制。有了“三纳入”机制,建档工作就从任务、职责、完成时间上得到了保证,科技档案人员也可理直气壮地参与和干预科技文件材料的形成、积累和归档工作。

——霍振礼:《科学技术档案工作条例》的实践及有关问题的认识和体会(2010)

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档案科技工作老前辈
中国档案征文一等奖
随意,所以真诚;随风,所以自然;随缘,所以无怨无悔。

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  学习老前辈实事求是和勇于探索的精神!

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  归档,使科技人员手中的文件变为档案,换句话说,归档是文件和档案的分水岭。

——霍振礼(2014)
相关链接:
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  从现实出发,我们就不能概括地说科技档案是自然形成的,具有自然形成规律,或是不存在形成意识。

——霍振礼(2014)
  

  

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  文件是档案的前身,凡具有依据、凭证和历史研究价值的文件,经过整理、鉴定后均可能转化为档案。所有作为档案或非档案的文件,经过压缩、改编后都可以在交流过程中转化为资料。现代社会通过各种网络传递交流的电子文件,如果它具有依据、凭证作用和历史保存价值,均应通过一定的技术手段和程序归档储存。但处于网上流动中的电子文件,因处于动态和自由交流状态,对一般利用者来说,其真实性、可靠性无法印证,其性质和资料一样,只能供使用者参考。作为一个档案工作者,我们应该确认文件和档案是两个概念。现代文件概念的覆盖面较广,只有具有保存价值,即依据、凭证作用的文件,经过鉴定,归档后才能成为档案。
  有人讲文件和档案从实质上讲,是一样的,不能把归档看做是文件和档案的分界线。我们说,文件和它归档后存在的相应实体固然是一样的,但它们的性质、作用、品格却不一样。档案工作者要求归档文件的字迹要工整,要有时间、地点,有起草人和审批人签字,而且要经过鉴定确认,因而它具有依据和凭证作用和历史价值。我们所说的归档,实际上是一个过程,包括了征集、整理、鉴定等一系列工作,说它是对文件的再加工和确认过程,并不过分。
  由于档案的特有功能,人们对它的要求必然是长期安全保存。不能被长期安全保存的文件,也就起不到应有的作用,所以不宜归档保存,例如用圆珠笔、纯蓝墨水等形成的文件,由于不具有长期安全保存的品格,所以一般不宜归档转化为档案。

  综上所述,归档文件必须具有两种品格,一是原始性,真实性,具有依据、凭证价值;二是能够长期安全地保存。否则,它就难以取得档案身分。

——务实传统的档案工作 霍振礼2000

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  四、作用或用途使图书(文献)概念进行了分化,区分档案与非档案文献,应从作用或用途的不同着眼

  档案不是“自然”形成的,而是人们有意识的产物,这一观点现在已被越来越多的人承认。在人类社会的发展中,最早形成的是图书馆。最早的图书概念(相当于现在的文献概念),既包括现在概念下的图书资料,又包括文件和档案。随着社会的发展,为了提高工作效率和满足专门化的需要,文件、档案概念便从图书中逐渐分化出来,形成专门的工作。但是这种分化,直至今日,尚未完成,因而旧概念新概念还在混用。例如美国总统图书馆,实际上是美国总统的档案馆;上海图书馆手稿部,又是最权威的手稿档案馆。美国总统图书馆只是习惯名称的沿用,其馆藏实际上主要是档案;上海图书馆手稿部则主要反映的是历史实际,如果不存在产权问题,图书馆中的手稿档案也许早就移交给上海档案馆,作为档案保存和利用了。事实上,图书资料、文件、档案的实质都是知识、信息,本来就无严格的界限,只是人们为了满足特定的社会需要把它们专门化了。专门化的图书资料工作主要承担了知识和信息在社会中的传播和交流任务,专门化的文件工作,主要承担了现行文件的管理,为社会组织和传达意志服务,专门化的档案工作主要承担了日后查考、查证和历史研究任务。我国科技档案与科技资料的分化,始于1959年大连现场会议。在这之前,科技档案和科技资料从概念和管理上都是不分的,大连现场会后,有了科技档案概念,发展了科技档案工作,以至以后又形成科技档案管理学。这是一个进步。实践证明,科技档案单独管理好处很多,使科技文件、科技成果不但能够单独的保管起来,避免丢失,散失,损坏,为日后查考、查证服务,也为历史研究提供依据。但是在美国,虽有档案概念(他们的档案概念与我国也不尽相同),却没有科技档案的概念;他们高度集中和统一管理的《美国政府四大科技报告》是作为资料对待的,但在我国看来,这就是美国科技档案的主体内容。

  另一方面,档案、图书资料、文件仅从内容上讲并无多大区别,这可以从它们的相互转化看出。我们都知道,文件以及某些图书资料可以转化为档案,反之,某些档案也可以转化为图书资料和文件。当一份同样内容的文件在它未整理、鉴定和归档时,它是文件,但归档后,就是档案,其基本属性并未变化。期刊论文和学术著作的手稿,对文件形成者论,它是文件,其手稿在形成单位或出版部门归档后便成为档案。手稿出版印刷后,绝大部分转化为图书资料,但其样本归档后便成为档案。这里的手稿、样本、图书在内容上是完全相同的,可见本质属性也是相同的。

  总之,档案虽然是一个专门概念,但从内容上说却是一个综合性的概念,包括任何一份有价值的文件和图书资料。由此可知,档案不过是为了满足人们的特定需要一一日后查考、查证和历史研究需要,从而选择并留存的那部分文献。

  通过上述分析,使我们认识到,单从内容上看,是难以区分文献、档案和图书资料的,还必须考虑它们的社会功能和特殊的管理方法。我们前面已讲过,图书资料的社会功能主要是为了信息和知识的传播和交流,它们的管理方法主要是流通一一买卖,交换和赠送;文件的社会功能是进行社会组织或传达意志,它的主要管理方法是按一定程序向有关单位发送或接收。当人们有了档案意识后,文件的管理不再是单纯的收收发发,同时还增加了存档和归档任务。档案的社会功能主要是满足人们的日后查证、查考和历史研究的需要,这要求保证其历史真实性,因而其管理方法也就格外严格。众所周知,进馆的档案要有归档手续而且必须逐份登记,管理上要求十分安全,借用手续十分严格,但它最显著的特点是非流动性,非商品性。总之,档案总体上讲多为原始件,其记录性最强,从功能上讲具有依据、凭证性,从管理上讲,十分严格,这些是它区别于其它文献的重要特点。

  讲到这里,我们不难为档案定义如下:档案是为了满足人们日后查证、查考或历史研究需要,而特别留存并特殊保管的文献。

  以上看法是否妥当,还需档案界学者、专家提出意见。

——霍振礼  尹建等,科技档案的理论研究与实践,西北核技术研究所第八研究室,2003年05月,第355-356页
  

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