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国外档案事业

  
   【摘要】 《透明与行政公开令》是2009年1月20日奥巴马上任美国总统后签署的第一个总统令。该总统令明确确立了行政公开的透明、参与和合作的价值追求,同时又通过《行政公开令》和《行政公开计划》要求各行政机关积极采取各种措施不断推动行政公开,以期通过各行政机关自身的不懈努力,建立一个具有前所未有公开水平的透明政府。但到了2017年1月20日,特朗普就任美国总统后立即将《透明与行政公开令》予以废止。新旧总统在行政公开问题上截然不同的举措,既反映了政党竞争在这个问题上不同的态度,也折射了行政公开在美国的最新发展。对此,有很多方面值得我们借鉴和思考。
   【中文关键词】 透明与行政公开令;透明;参与;合作

——金承东:公开的价值及行政机关自身的使命
相关链接:
http://www.danganj.net/bbs/viewt ... age%3D1&page=14

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一、关于“外务省记录”的烧毁情况

  
   日本外务省的文书,主要是“外务省记录”,它是自明治初年到第二次世界大战结束期间关于日本外交活动的记录。按照分类方法的不同,明治、大正时期的记录称为“旧记录”,昭和战前期的记录称为“新记录”。(注:《〈外务省记录〉につぃて》,外务省外交史料馆编:《外交史料馆所蔵 外务省记录目录 戦前期》第2卷(昭和戦前篇),东京,原书房1992年版。)这些重要文书,在外务省1923年3月建成的钢筋混凝土结构的四层书库里,一直得到很好的保护。1923年8月的关东大地震、1942年1月的外务省大火灾,以及1945年5月的东京大空袭期间,该书库内的记录文书都没有受到很大的损害。(注:臼井胜美:《外务省记录と〈日本外交文书〉》,《みすず》第200号,1976年9—10月,第54页。)
   但是,1945年8月15日,日本宣布投降的前后,上述文书却遭到了一次最大的人为的焚毁。
   8月7日,在距离投降还有一周时间的时候,外务省做出了“烧毁记录”的重大决定。同日,外务省召开了以外务次官松本俊一为首的干部会议,拟定了《关于外务省文书的处理方针及设置临时外务省文书委员会的文件》;同日,外相东乡茂德对于该文件予以裁定。(注:外务省百年史编纂委员会编:《外务省の百年》下卷,东京,原书房1979年再版,第1295—1297页。)
   关于外务省文书的处理方针,决定如下:
   一、记录文书中,根据内容、需要绝对防止委诸第三者的文书,迅速予以挑选,然后在任何情况下,都要优先转移到有充裕时间的地方,进行保管;情况更加紧张之时,则予以烧毁。为了达到上述目的,要迅速选定适当的场所。
   二、用毕或不要的文书,即刻废弃。
   三、不属于上述一、二的重要文书,隐蔽于现在的疏散地方,务求全面保护;根据事态变化,予以烧毁(注)。
   四、关于条约原本等作为国际关系基础的文书,如果可能,也按照上述办法处理。
   五、未整理的资料,由有关局课合作,迅速处理。
   六、电报稿,特别为了保护旧暗号的机密之目的,需要个别处理。
   七、文书课暂时保管的天皇亲书及玉照,迅速归还宫内省。
   为了迅速且无遗憾地实施上述文书的处理(多数要动用外务省义勇队),设立以外务次官为委员长的临时外务省文书委员会,详如另纸。
   (注)外务省记录文书,不管其内容如何,在任何情况下,都不要委诸第三者利用。然而,现在文书的数量,本省内藏有约三万五千卷、疏散于各地者约四万卷,将其转移到其他场所,依目前的运送力量,实际上不可能。为了不要委诸第三者,可以采取下列方法:1. 充分、尽快地全部烧毁;2. 埋藏于现地附近的土地中;3. 面临紧急事态时,迅速烧毁。绝对有效的方法大致如此,此外其他方法难保完璧。
   在上述规定中,“不要委诸第三者”的文书,是要烧毁的重点文书。反之,烧毁这些文书,也就是为了防止“委诸第三者”。可见,日本销毁战争罪证的目的十分明确。
  外务省做出上述决定之后,8月14日日本政府在阁议接受波茨坦公告的同时,又决定烧毁重要机密文书。
  ……
  根据上述权威部门和学者的说法,可以确认:昭和战前期(1925—1945)的关于中国关系的外务省记录,大部分已经被烧毁了。这是现代日中关系史上最大的资料破坏。

——臧运祜:日本投降前后烧毁文书的情况
http://www.aisixiang.com/data/97552-2.html

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充分利用俄国解密的档案文件
  
  近年来,俄国档案解密和利用的情况已众所周知,其重要性对于研究20世纪50-60年代中国的历史尤其值得注意。这不仅在于中国此期间的发展与苏联有着极其密切的关系,受苏联影响甚大,而且在于中国档案资料的缺憾往往可以从俄国档案中得到弥补。且不说斯大林在世时,中苏两党会谈时,不许中方当场做记录,就是后来有了记录,中国目前公布的也是极少数。例如,在笔者收集的俄国档案中,有关1949-1952年刘少奇的谈话记录和电报共17件,而目前中国出版的《建国以来刘少奇文稿》(中央文献出版社2005年出版)4卷本,只收入了2-3件。再有,对比中苏双方的记录也是很有意思的事情,时常会有意想不到的收获。大量使用俄国档案研究中国史,或许也可以看做笔者在史料引用方面的特点之一。

——沈志华:谨慎使用回忆录和口述史料
http://www.aisixiang.com/data/62109.html

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  2017年10月21日, 美国国家档案基金会授予知名演员、影视制作人汤姆·汉克斯“利用档案成就奖”, 表彰他利用档案进行影视创作为宣讲国家历史和弘扬国家文化所作的贡献。

——多少沧桑付流水 常念家国在心怀——汤姆·汉克斯获“利用档案成就奖”新闻分析及启示 黄霄羽; 杨青青 北京档案 2017-12-20
相关链接:
https://www.archives.gov/news/ar ... s-achievement-award

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  晁雪婷、董晓博详细介绍了乌尔第三王朝贡物调拨中心普兹瑞什达干发现的档案箱上封泥的类型、特征、封泥文字的书写内容以及档案管理人员的情况,同时介绍了相关数据库网站,具有较高的信息和资料价值。
  
http://www.cawhi.com/forum.php?mod=viewthread&tid=21195

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档案是什么?档案为什么重要
张天明摘译

     档案是有永久保存价值的文件。因为它们具有信息价值,那些信息对了解过去、解决当前问题和预测将来都是有用的。
     档案可以包括通信、日记、帐簿,手稿、报告,照片、地图、图样,协议书,备忘录、契约,缩微胶卷、录音带,录像带、电脑带和其他形式。
     档案是个人、团体。机构和政府活动的记录。档案把我们和过去直接联系在一起。档案构成了信息的资源和知识的仓库。档案是使我们的遗产永垂不朽的重要因素。
     我们怎样使用档案?档案真正的重要性在于它有着广泛的用途。每天有成千上万的人,为了各式各样紧急的现实需要而利用档案。档案对个人对社会都有着实质性的好处。一般来说,利用档案有五种情况:
  ……

  档案由谁负责?档案保存在全国成千上万的库房内。档案工作者深管个人和团体的各项活动的证明材料以使别人了解它们。档案工作者必须具备广泛的技能来进行为了将来而保护过去的这件重要工作。这些技能包括对文件的鉴定,要能把真正的而且是必须永久保作的档案辨认出来;要会整理文件,以便于利用;为利用者提供日录;向读者公布档案目录、索引,鼓励渎者利用。档案工作者右责任日以继夜地保管这些档案材料,由于档案对铋个人都有着长远的重要意义,我们每个人都要关心它。
(译自1984年5月《美国档案工作者协会通讯》)

摘自:韩玉梅  张恩庆等编,外国档案管理参考资料,档案出版社,1987年11月第1版,第26-28页

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2.5 管理目标
  《文件管理办法》 (NARA1984年发布) 第2902条规定, 本法本章立法目的是建立标准和程序, 确保有效率、有效果的档案管理、档案管理标准和程序达成以下目标:准确完整记录联邦政府政策和事务;控制联邦政府档案数量和质量;建立和维护有关档案形成的控制机制以及防止不必要档案的生成, 建立和维护关于有效经济的机关运作的控制机制;简化档案形成、维护、移交和利用的活动、系统与过程;审慎进行档案保存和处置;对档案从最初形成到最终处置进行持续关注和指导, 尽最大可能将档案以数字或者电子形式从联邦机构向NARA移交;建立并维护执行本法立法目的的系统和技术。
  从上述条文可以得出美国国家档案局主要职责:一是记录历史, 二是为治理提供证据, 三是控制支出, 四是技术更新, 五是模式创新。客观来说, NARA的IT产品体验是友好的, 这从一个侧面反映了NARA系统技术创新的能力。

——美国档案管理的法规遵从:理念、技术、工具与实践 胡文苑 浙江档案 2018-01-31
上文链接:
http://www.danganj.net/bbs/viewt ... age%3D11&page=6
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  这里可把两个人对档案下的定义作一个比较:

  詹金逊所下的定义:档案是“在某一行政管理或行政事务实施过程中所拟就或使用,成为该事务过程的组成部分,事后由该事务过程之负责人或其合法继承者保管以备不时查考的各种文件”;
  
  谢伦伯格所下的定义:档案是“经过鉴定值得永久保存以供查考和研究之用,业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”。

——詹金逊与谢伦伯格的比较 黄坤坊 档案学通讯 1989-10-28
上文链接:
http://www.danganj.net/bbs/viewt ... p;extra=&page=6 58#
下文链接:
http://www.danganj.net/bbs/viewt ... page%3D8&page=2 11#

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现代档案的性质
   ……
  通常很难鉴别现代档案。
……
  现代档案的内容往往难以确定。
……
     现代挡案的整理是多种多样的。
……
     现代档案有其独特的性质。它们不象各种类型的出版物,不以大量的广泛的版本存在着。虽然对某些特定文件可制作许多副本,但档案工作者通常只与可能是独一无二的案卷有关。
  现代档案是挑选出来的材料。
……
  现代档案是有价值的文件。

——(美)T·R·谢伦伯格著,现代档案—原则与技术,档案出版社,1983年12月第1版,第123-125页
相关链接:
http://www.danganj.net/bbs/viewt ... p;extra=&page=9 85#

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1 前言
  特里·库克在《档案学与后现代主义:传统观念新 构想》一文中指出,面对后现代主义和新技术的挑战, 档案学者不应固守已经过时的理念和实践方法,而应积 极推动档案学理论“范式”(paradigm)的转变:档案 不是在业务活动中纯粹自然产生的,而是受到了特定 的价值观念影响后综合形成的;档案不应被视作是静态 的、封闭的概念,而应该是动态的、开放的体系;档案 不只是上层社会政治活动的产物,而是包括弱势群体在 内的所有社会成员产生的记录;档案学者不再是历史材料的被动管理者,而应当是主动的传承者、记录者和传 播者。[1]这些论断对推动档案学实践原则的创新和学科 话语权的重构具有重要意义。近年来,国外档案学界更 加注重档案的结构化功能和运动过程,重视档案文献背 后的职能、背景等深层属性,并且更加注重收集和研究 社会弱势群体的档案材料,以此推动社会公义的伸张和 实现。基于后现代视角的国外档案利用服务典型案例分 析,可以揭示这一思潮与档案职业的结合点,及其对档 案利用与服务实践的积极作用。

2 后现代视阈下的国外档案利用服务典型案例

近年来,国外学术界和档案机构在提升档案服务质 量和开放水平、丰富和优化档案馆藏、促进弱势群体档 案研究、发挥档案馆的文化与社会功能等方面产生了显 著效果,其中许多理念与措施契合了后现代主义思想的 内涵。较为突出的案例有英国国家档案馆网站的信息集 成服务、美国家谱档案的数字化开发利用、加拿大安大 略省档案馆的宣传资料编辑工作以及南非公共档案开放 和利用的社会化。
  ……
3 结语
  档案不仅具有重要的凭证与信息价值,同样也是社 会根源感、身份认同与集体记忆的源泉。[12]后现代主义 倡导档案工作者关注档案文献的宏观背景和时代意义, 增强对社会公众尤其是弱势群体的人文关怀,以更加主 动开放的姿态参与到记录历史史实、向社会公众推介档 案资源和档案学科的活动中。从以上分析的案例能够看 出,后现代主义思潮契合了传统档案利用服务模式的解构和重塑过程,有助于推动档案职业因应社会变化、顺 应时代潮流、赢得公众认同。[13]可以预见,随着时代发 展与社会进步,未来后现代主义思想将在更广范围和更 深层次对国外档案利用与服务实践产生影响,也可为我 国提升档案开发与利用水平,促进档案服务社会化提供 有益参考和借鉴。

——詹逸珂:以后现代视角分析国外档案利用服务若干典型案例(2018)
http://blog.sina.com.cn/s/blog_599ea7890102xm1r.html

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