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专题沙龙推荐二审稿:关于国家档案局8号令的讨论

本主题由 沧海一粟 于 2017-10-13 23:38 移动

专题沙龙推荐二审稿:关于国家档案局8号令的讨论

管先海,李兴利整理

  李兴利:2006年12月,《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)由国家档案局8号令公布施行,1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。作为档案价值鉴定的第一道关口和最基本工具,《规定》公布施行的初衷是什么?如果再次对《规定》进行修订,你有什么意见和建议。
  郭东升:以国家档案局8号令的形式公布《规定》意义重大,这在公布之初有过热烈的讨论。作为档案价值鉴定的第一道关口和最基本工具,《规定》公布施行就是要把档案价值的划定刚性化,任何人任何机关不得随意。所以其规定虽为全国机关文件材料为对象,其文件材料价值划分,定的颇为细致。它就是各机关制定文书档案保管期限表的上位法,不得违背。如果再次对《规定》公布施行进行修订,第三条(一)国家建设后应加“社会利用”。第四条(二)重份文件前应加限制词“双套制以外的”。此外《文书档案保管期限表》1.4讨论未通过的文件,2.2讨论未通过的文件保管期限应从10年改为30年。6.3“接待安排”之前的文件材料应从10年提至30年。8.6.2与8.8.2的保管期限也应由10年调整为30年。这些本机关形成的档案肯定有较高保存价值。
  程媛媛:我认为《规定》公布施行的初衷就是“为便于各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用”。国家档案局8号令的发布对基层档案工作的规范化建设可以说是功不可没,解决了以往档案鉴定销毁和移交进馆等工作存在的一系列突出问题。但在《规定》推进实施中,我们也发现了一些问题:一是多数单位领导不重视,文件材料归档范围和保管期限表制定的标准不高,直接影响了基层档案的规范化建设。二是“重要”“一般”表述过多,不利于操作。比如,重要业务问题与一般业务问题,最好直接表述为“涉及法规政策性和重大业务建设内容的重要业务问题”和“涉及普通的基础性、技术性内容的一般业务问题”。三是“以人为本”导致的重复进馆。比如“受县级(含)以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料”保管期限定为“永久”,能否改为“省部级以上的表彰”定为“永久”。
  梁艳丽:我认为《规定》公布施行的的初衷是为了正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限。“正确界定文件材料归档范围”解决的是各单位在其工作活动中形成的各种形式、各种载体的历史记录能否转化为档案的问题,是档案资源的“入口”问题;“准确划分档案保管期限”解决的是档案保管时长的问题,是综合考虑档案的现实作用和历史作用对档案的价值进行评估后做出的保管时限划分。《规定》如果修改,我认为可从三个方面着手:一是根据时代的发展,对归档范围、保管期限进行适度调整,以更好地建立覆盖人民群众的档案资源,准确界定档案保管期限;二是借鉴10号令保管期限表的结构,层次更合理,内容更清晰;三是明确档案行政管理部门、各主管部门、所属单位的职责,便于令的贯彻实施。
  田润:作为档案价值鉴定的第一道关口和最基本工具,我认为《规定》公布施行的的初衷是:为了确保国家档案资源的齐全完整,刚性要求各级机关必须依照《规定》的要求,合理界定文件材料归档范围,科学鉴定档案保存价值,准确划分保管期限,为将来档案移交进馆打下良好基础,确保国家档案资源建设的有序进行。如果再次对《规定》进行修订,我的意见是:一、基于从事档案利用服务工作十几年的经验来看,凡是涉及与公民权益有关的文件材料,保管期限都应该划为永久;二、保管期限只划分永久和30年,不设置10年期限,避免机关档案工作人员凭主观划定档案的重要和一般,使保管期限划分不存在含混性。
  王凤珍:《规定》对各级机关正确界定文件材料归档范围,准确划分文书档案保管期限,按时开展档案价值鉴定工作有着重要的指导作用。在具体界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的工作中,不应只坚持“以人为本”思想,把凡涉及到与公民权益有关的档案确定为永久保管,还要坚持“以我为主”的思想原则,突出立档单位的主体地位,避免重复立档。再就是规定中对“重要的”“一般的”内容表述过多,主观性大,不利于操作。如果再次对《规定》进行修订,最好把相关“重要的”“一般的”内容进一步具体,便于操作。至于田润的“避免机关档案工作人员凭主观划定档案的重要和一般,把保管期限只划分永久和30年,不设置10年期限”的说法,其实不用等到再次修订的时候,现在有的机关不设置10年也可以的。定期一般分为30年、10年,是指一般条件、一般情况下的基本划分方法。“一般”是具有弹性的概念,各机关可根据本机关实际工作需要调整现有期限或再增设期限档次,具体情况具体对待。
  余厚洪:作为档案价值鉴定的第一道关口,归档范围及保管期限的确定,无论是对档案资源的构建还是档案记忆的选择,都起着至关重要的作用。虽说国家档案局8号令的发布对基层档案工作的规范化建设起到指引作用,但具体实施操作起来,各地不同单位还是未免有所差异的,其核心的问题主要体现在选择的困境。这一关口,从社会记忆理论角度看,属于档案记忆得以呈现的必经关口,这一过程无疑体现出了档案对社会记忆建构的控制,这涉及到对档案进行理性、客观解读和研究的问题。从一定程度上讲,选择、重组他们认为重要的“过去”的记录以实现对社会现实的合理化认识,因而进入归档范围的档案,只是记忆遗存的一部分,在这过程中不可避免地存在着档案人对档案记忆资源的认识和个人的意图问题,切忌其“心理构图”影响到实际操作。因此,个人认为,档案馆和档案文本在重建过去的过程中所享有的“特权”需要以平常心看待,其无可争议的地位应该是有待商榷和转变的,档案人在开展档案归档之时,应该尽量客观而审慎。
  亓晓华:我认为,《规定》如果进行修订要遵循以下原则:第一,《规定》要对机关文件材料的归档范围和不归档范围作出明确界定,要尽量避免机关文件材料重复归档,同时采用标时制标明文书档案的具体保管期限;第二,凡涉及与公民权益有关的文件材料,归档和划分保管期限时要体现“从宽”的原则;第三,《规定》要明确各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行《规定》过程中的职责和义务,确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表的实用性和可操作性。
  武梦雅:国家档案局8号令明确了机关文件材料的归档范围和不归档范围,《文书档案保管期限表》对文书档案保管期限进行了划分,使所有保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用。如果再次对《规定》进行修订,我认为应该更加准确地划分档案保管期限,在《文书档案保管期限表》中有很多类似“重要业务问题、一般业务问题”的描述,存在很大的主观性,对于不同的档案管理人员,对于重要和一般可能会有不一样的理解。应该进行更加准确的描述,如:“20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证;执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料(永久);20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料(30年)”。
  田煜:国家档案局8号令作为机关文件是否需要归档、保存多久的最高指导性文件,在统一归档标准、减少随意性、实现集中统一管理方面发挥了积极作用,其重要性不言而喻。但在执行过程中也难免存在一些问题,归纳起来,主要有三:一是保管期限究竟如何划分需要主观去判断,既取决于单位规模、性质、业务类别,也与个人业务素质密不可分,缺乏客观性;二是关于重要和一般的问题,从不同的角度判断会产生不同的结果,“重要”和“一般”之间是否还应该有“比较重要”的文件;三8号令明确规定实行审批制,而实际工作中一些单位制定本单位的归档范围和保管期限表时,并未报送地方档案行政管理部门进行审批。
  陈少敏:1987年国家档案局《文书档案保管期限表》规定档案的保管期限大多还说分为“永久”、“长期”、“短期”,2006年国家档案局8号令,将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限的划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制,一般分为30年和10年,实际上是对1987“长期”、“短期”进一步的分解,提出对其他门类文件材料归档范围和档案保管期限,要按国家有关规定执行。
  白桦:《规定》从整体内容来看具有宏观性和指导性,作为部门行政规章又具有强制性和约束性。《规定》是各级机关编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的重要依据,同时各级机关做好本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作是《规定》有效施行的必要条件。各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表是《规定》施行的具体成果,把《规定》的精神落实并体现在每一个机关编制的文件归档范围和文书档案保管期限表中,才是实施《规定》的根本目的和基本要求之所在。
  巩磊:国家档案局8号令颁布实施十余年来,为各级机关依法开展文件材料归档范围和档案保管期限的划定提供了坚强的保障,有效地促进了机关档案工作,同时也为国家档案资源建设奠定了坚实的基础。如果再次对《规定》进行修订,我认为,可在国家档案局8号令的基础上,对同一全宗内的上级、下级机关文件(收文)和本机关文件(发文)均进行两种保管期限的划分即可,具体的讲,即上级、下级机关文件(收文)划分为重要的30年和一般的10年两种保管期限,其中上级机关针对本机关或与本机关有关的文件划分为永久保管期限(已转化成本机关文件);本机关文件(发文)划分为重要的永久和一般的10年两种保管期限,这样一来,就能对原有的在同一全宗内,不管是收文还是发文均进行三种保管期限的划分,进行了简化,由“三分”变为“两分”。这种保管期限的“两分法”在操作上就比较简单,便于机关档案管理人员掌握,更能有效地提高机关档案工作效率,同时,也能更大限度地避免档案的重复,对优化各级综合档案馆的馆藏以及档案鉴定和利用都有着积极的作用。
  刘艳茹:国家档案局8号令的颁布实施确实便于各级机关档案管理人员正确界定文件材料保管范围,准确划分档案保管期限。但是,在具体实际工作中,又感觉有些笼统,表述也不太准确,存在着主观性较强的概念,如重要的、一般的,增加了档案管理人员划分的难度,可能同一类文件两任管理人员划分不一,因此,建议修改时准确表述;同时,我同意巩磊同志的“两分法”观点,操作更简单,可以更便于机关管理人员准确划分、正确划分档案保管期限。

[ 本帖最后由 沧海一粟 于 2017-10-16 05:15 编辑 ]
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