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专题沙龙推荐二审稿:档案征集的苦与乐

本主题由 沧海一粟 于 2018-3-24 09:06 移动

专题沙龙推荐二审稿:档案征集的苦与乐

管先海,李兴利整理

  李兴利(焦作市档案局):新时代新征程,档案工作体系中“开发利用”必将更加突出。“书到用时方恨少”,负责档案展览和研究的同行大多有这样的经历:需要用到某项档案时才发现,我们“丰富”的馆藏里没有这一个,或者虽然有但因“颜值”不高而用不上,这时候档案征集就要上场了。本期沙龙,请各位同行结合实际,谈谈主动征集与被动征集、征集丰硕成果背后的辛酸,以及征集“失败”的教训等。
  余厚洪(丽水学院):档案征集需要主动性,而不能“坐等收货”。我这些年主要开展少数民族历史档案研究,深知这类档案大多产生民间,其保存和运用也在民间,要想从民众手里征集到相关档案,难度非常大。为了寻求更多的研究资源,我深入各民族乡村开展实地调研,摸清了少数民族历史档案的一些情况,并通过拍摄、复制等方式保存了一部分档案信息。在此过程中,我既感受到了少数民族档案中的多重文化价值,也感受到了民间累代保存档案的意识,但由于民间保存档案的条件不如官方档案机构,所以每每看到档案霉变、虫蛀等情形,便觉得格外心痛。
  章华明(同济大学档案馆):我1991年到上海海洋大学工作不久,就听说曾任中共中央总书记的张闻天同志是校友。2002年我主动联系上了张闻天同志的外甥女婿浦东张闻天故居管理所的所长陈秋平,请他帮忙联系张闻天同志的遗孀老红军刘英同志,就说我校党委书记叶骏同志要到北京拜访她,希望她为90周年校庆题词。刘英同志见到我们很高兴,欣然题词:庆祝闻天同志母校建校90周年。回校后,我第一时间把题词转交给了档案室负责人汪洁同志,现在上海海洋大学校史馆展出的是复制品。
  陈少敏(濮阳市档案局):档案征集工作很难,需要征集者嘴勤、腿勤、脑筋活,“动之以情,晓之以理”,真正让持宝人认识到宝贝到了档案馆就是进了保险柜,即不会丢失也不会损坏。我在滑县档案局工作时,有知情者透漏有一国家级领导人文革期间曾给家乡一封信,这封信就在一德高望重的县领导手中,经过几次走访和沟通,这位领导较为慷慨地把这封他保存了近四十年犹如刚打开的信件,郑重交到了我的手上,当时我的心情非常激动,难以用言语表达,目前这封信还保存在滑县档案馆。
  郭东升(临清市档案局):因为做了档案人,我的后半生便与档案资料征集结下不解之缘。2015年临清市委组织部等四家单位安排我搞革命老区村调查,本来时间是半个月,我抓住组织部的人、组织部的车那肯放松,为征集档案资料一连跑了近两个月,走了二、三百个村,口述档案记了一大本,拍摄了不少历史遗存照片,收集了一些村史、老干部回忆资料等。2016年4月,我和档案资料收集爱好者井扬一起,动员一位离休老干部把一大包袱革命历史档案资料捐赠给了临清市档案馆。2017年临清市举办回民文化展览,邀我参加资料收集。我们跑了临清、临西两个县的回民村,收获了不少宝贝,如元代跟从忽必烈征战一生的兵马大元帅临清人路通的碑文、明清两代帝王为临清回民颁行的圣旨等等。档案资料收集只有进行时,没有完成时。
  梁永萍(新乡市档案局):新乡市档案馆经历了十余年的面向社会征集珍贵档案的探索,收获颇丰。比如,我们征集了新乡市几位老摄影家的数万张照片,这些照片不仅直观地记录了上世纪五六十年代以来新乡市的经济社会发展、历史变迁、风景民俗等等,成为我们的馆藏特色;再如,我们前往石家庄从一位老收藏家手中征集了一套八张明信片,内容是上世纪四十年代日本人侵略新乡时拍摄的照片,商铺林立的街道上有日本兵和身穿合服日本女人、书写有侵略标语的城墙城门等等,成为日本侵略新乡的铁证。当然,征集中的艰辛和不易也是没有经历的人难以理解的,我们能够把一个家族保存近三百年的从不示人的圣旨征集进馆,所付出的耐心、诚心、艰辛、汗水可想而知。但我觉得这件事情意义非凡,非常值得去做!
  丁晓琴(洛阳市档案局):目前档案征集工作比较薄弱,究其原因,大致有三。一是市、县两级档案部门大都没有专设接收征集科室,没有专人负责,工作比较难开展;二是档案征集工作没有法律法规授权,档案所有者有不交给档案馆的自由,需要上门做说服工作;三是许多珍贵档案是需要花钱来买的,而目前档案部门经费还是有点紧张的。近年来,洛阳市档案馆开展了几次大规模的征集活动:一是2010年筹建爱国主义教育基地时全员上阵征集了一批珍贵档案资料,包括洛阳受到省级以上表彰的铜牌、高仿唐三彩、产品模型、牡丹花会会徽、矿石标本、党和国家领导人视察洛阳的照片等;二是2015年筹备抗战胜利70周年展览时面向社会征集了一批珍贵档案;三是2017年面向社会征集了一批珍贵的家谱族谱。
  王彩虹(广州地铁集团有限公司):我们在广州地铁博物馆建设中曾开展了档案征集活动。一是在公司内发征集令,根据建设内容明确征集内容,强调档案作用,全体动员,提高员工认知;二是在征集过程中,对不太主动移交的单位和员工,按计划及时督促督办;三是争取高层支持,让他们认识到征集档案是为了宣传企业形象,有助于企业发展;四通过发小纪念品、证书、公开表扬等奖励方式,鼓励被征集者的积极性。
  王凤珍(台前县档案局):台前县建县较晚,馆藏档案资料不丰富,征集任务更为繁重。经过多年的努力,目前我馆不但对现存聊城市、范县档案馆的有关台前县域历史的1200余卷档案资料进行扫描、复制,还对“最可爱的人”李玉安、革命烈士汪洋、刘邓大军渡黄河以及散存于个手中的清朝圣旨、民国时期地契、族谱等相关档案资料进行了征集整理,可以说是硕果累累。
  梁艳丽(新乡市档案局):相较于档案接收、寄存、复制、交换而言,档案征集难度最大。究其原因,一是因为档案征集是对档案所有权的改变,且这种改变没有法律强制性做后盾;二是因为被征集的档案大多具有珍贵性、稀缺性,且对所有者来说大多具有家族传承、情感寄托等特殊价值,让其“忍痛割爱”并不容易。即便如此,也不乏档案征集成功的案例,其经验有二:一是客观评价征集实体的各种价值,最大限度地保障档案所有者的权益(如赠送高仿真复制件等),尽可能满足其对征集档案的保管、开发、利用等方面的要求;二是做好对档案所有者精神层面的褒奖(如举行征集仪式、发放征集证书等),大力宣传其奉献精神。
  常冠林(亳州市邮政公司):曾经参与纪念中国邮政成立120周年活动档案图片征集等工作,谈两点体会。一是换位思考,主动作为。档案征集,说到底就是自己没有,从别人的手中征集来。别人的东西突然被拿走肯定心里不是滋味。因此,作为征集的主体档案部门必须树立换位思考的思维,站在被征集客户的角度思考,给予必要的经济补偿和表彰奖励,让其从心理上得到慰藉。二是找准目标,精准发力。档案征集,说到底就是面向大众进行,档案部门在做好广散网拓展渠道的同时,还要找准目标客群,做到撒小网,实现精准发力。
  田润(濮阳市档案局):通过近年来的几次档案征集活动,我有三点感受最深。一是党委重视、亲自部署的征集效果明显。比如,2010年我们开展的党和国家领导人视察濮阳档案资料的征集,由市委办发文,市委秘书长亲自召集各部门开会,取得了良好效果,基本达到了预期目标。二是涉及个人的档案材料征集比较难。比如,2015年我们开展的离退休市级领导干部个人收藏资料征集,当时给每位老领导打电话时都是深思熟虑该怎么说,到他们家时都选择他们可能在家的时间,尽管苦口婆心、言语恳切,但是收效甚微,仅仅征集到十几件档案资料。比如征集一位市政协副主席在西藏工作时获得的国家级奖章时,他说:实在对不起了,这是我一辈子的回忆,无论如何不能捐赠给档案馆。三是涉及单位的奖励相对容易一点。我们在征集濮阳市“八城二奖”和各部门获得的国家级、省部级集体荣誉过程中,单位都很配合,不怎么费劲就大功告成了。
  孙大东(郑州大学信息管理学院):根据所见所闻,我想谈两点想法。一是公众对档案部门的信任程度会对档案征集产生很大影响。我在陕西师范大学档案馆工作时,就听说有很多退休老教师非常支持档案征集,甚至特别愿意把自己的档案资料放在档案馆,因为他们觉得放在档案馆更加放心。因此我觉得,档案部门应该采取相应措施着力提高自己的公信力,这样会更加有助于档案征集工作的开展。二是公民的素质和思想境界也会对档案征集产生很大影响。如向退休教师征集档案时,往往那些老教授、老领导会更加配合工作,因此在选择征集对象时可以优先选择他们。当然征集时机也很重要,因为往往他们的子女会多有不愿,所以档案部门应该及早动手征集,而不是等他们百年之后再采取行动。
  巩磊(濮阳市档案局):由于档案征集范围广,征集对象分布没有明显的规律性,征集前进行深入细致的调研尤为重要。那么,如何做好征集前的调研呢?我认为,一要通过各种手段(如与社会各界人士建立联系,通过报刊、广播、电视、互联网等发布征集信息,对提供信息线索者实行奖励机制等)建立广泛有效的信息渠道,全面、准确地了解掌握有关征集信息;二要在调查的基础上对档案资料的社会流失分布情况进行分析和研究,找出其中的规律性,有针对性地对重点征集对象进行个别走访。
  卜鉴民(苏州市档案局):征集工作的难点之难是经费问题,中国丝绸档案馆从2014年开始争取征集经费,2015年、2016年均为300万元,2017年、2018年均增至400万元。为什么会有这么多征集经费?我的体会主要有三:一是要制订一个好的征集规划,包括短期与长期的,同时得到专家认可,最主要是得到财政部门认可;二是要制订完善的征集管理办法和征集评价体系,建立征集工作专家库,同时按照财政要求使用资金,每个程序和流程要有监督和考核;三是要注重征集成果宣传,最直观有效的方式是举办征集成果展览,让领导、财政等知道征集成效。
  陈明英(南阳市档案局):在互联网技术已经非常发达的今天,我们的档案征集工作能否借助互联网技术实现一次弯道超车。档案征集部门可以利用互联网等平台,使社会各界自助了解征集档案的要求和内容,自助提供征集信息或征集内容;可以把征集任务进行商业化外包,并运用互联网技术对外包的征集任务完成情况进行实时监控;还可以聘用社会人员,并利用互联网加强对其管理,有效解决征集人员不足的问题。
  亓晓华(濮阳市档案局):关于如何做好档案征集,我认为一要加强档案征集宣传,可通过各种媒体宣传,也可以通过各种重要会议印发一些档案征集文件、通告进行有效宣传;二要加强与有关单位和个人沟通,尤其要加强与社会有识之士联系,请他们做我们的“眼睛”,为我们牵线搭桥,还有要与民间收藏爱好者保持联络,学习他们好的经验和做法;三要与档案编研、展览有机结合开展档案征集,可通过举办展览强化对相关资料、图片的征集,通过编研成果促进征集工作的开展。
  程媛媛(焦作市档案局):个人感觉档案征集工作的难,不仅是数量上的难,更难的是要有“颜值”,要和民生相关,要有文化价值。新时代做好新征集要注意几点:一要围绕中心大局,找准历史档案与现实需求的结合点,牢固树立服务民生理念,贡献档案力量;二要突出特色,拓宽征集渠道,加大对重大活动、重要人物、重点工程、地方特色档案的征集力度;三要对散存在社会和民间的珍贵档案进行抢救性征集;四要征编一体化,讲好档案故事,让社会各界体会到档案的温度与质感。
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整理得好!谢谢管老师!

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