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专注本职 心无旁骛——访郑州大学信息管理系主任陈忠海教授

有备无患啊!

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前段时间,沸沸扬扬的 “华南虎”照片真伪一说,为文件、档案的鉴定敲了警钟,档案鉴定是否首先应是真伪的鉴定?

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真伪鉴定过去一直在做。文件归档时强调收发文处理单、定稿和印本一同移交,科技档案强调图物相符,通过及时更改保证档案内容的真实有效。真正出现问题的主要在涉及组织和个人利益的专门档案领域,例如人事档案、会计档案、招(投)标档案等等。即便是这些领域,档案部门进行真伪鉴定也一直未曾间断。问题是,档案部门做的工作属于后端控制,而真正有效的是开展前端控制和过程控制。这是其他部门的工作范畴,容不得档案部门染指。我们可以成为档案形成过程的积极参与者,但不会成为主导者。档案真伪涉及复杂的社会背景、人际关系、管理体制和监察机制,需要社会风气的好转、信任机制的形成、干部人事制度和会计制度的改革、行政监察法和其他法律的有力执行等诸多方面。由此看来,仅仅靠档案部门一家的把关是不够的。

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需多方努力才行。

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在数字化飞速发展的今天,传统的档案鉴定又该如何变化?

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发张陈教授的照片。
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应当采取新职能鉴定法,实现批处理。就一个单位而言,档案的重要性取决于文件的重要性,文件的重要性取决于形成它的职能活动。首先对组织内部职能活动细分,将细分的结果---职能活动形成的文件依次划分为永久、30年和10年,然后由文件和档案信息系统自动生成文件的保管期限。

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目前,很多基层档案馆做的档案鉴定,就是照着一张档案保管期限表对照操作,您的看法?

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他们的做法是正确的。档案鉴定的根本是制定归档范围和档案保管期限表,具体操作就是对号入座。从1987年到2006年,我国文件材料的归档范围和档案保管期限表的修订历时19年,跨越了计划经济和市场经济两个历史时期。其间,理论的交流,观念的碰撞,思维方式的转变,服务重点的转移使档案部门逐步地适应了社会的转型并重新做出了新的定位。

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电子文件的全面鉴定则包括内容鉴定和技术鉴定两大方面的因素,您认为,电子文件的鉴定要注意什么问题?

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